Bruiloft plannen: het complete stappenplan met tijdlijn

Gemiddeld zitten er in Nederland twaalf tot achttien maanden tussen de verloving en de trouwdag. Dat klinkt als veel tijd, en dat is het ook — zolang je de grote beslissingen vroeg neemt. Locatie, datum en budget bepalen namelijk bijna alles wat daarna komt.

Begin met deze drie keuzes

1. Het budget

Spreek eerst een totaalbedrag af, vóórdat je locaties gaat bekijken. Een realistische verdeling voor een Nederlandse bruiloft met 80 tot 100 gasten ziet er ongeveer zo uit:

• Locatie en zaalhuur: 20 tot 25%
• Catering, drank en bruidstaart: 25 tot 30%
• Kleding en ringen: 10 tot 15%
• Fotograaf en videograaf: 10 tot 15%
• Muziek, DJ of band: 8 tot 10%
• Bloemen en styling: 5 tot 10%
• Drukwerk, vervoer en onvoorzien: 5 tot 10%

Houd altijd vijf procent achter de hand. Er komt altijd iets bij: extra stoelen, een vergeten vergunning, een vervoerstaxi voor opa.

2. Het aantal gasten

Het aantal gasten is de grootste kostenknop die je hebt. Tien gasten meer betekent niet alleen tien couverts, maar ook meer drank, meer stoelen en soms een andere zaal. Maak daarom vroeg onderscheid tussen dag- en avondgasten: een kleine ceremonie en diner met veertig mensen, en daarna een feest met honderdvijftig, is in Nederland heel gewoon en scheelt veel.

3. Datum en locatie

Populaire trouwlocaties zijn in de zomermaanden vaak een jaar vooruit volgeboekt. Trouwen op een vrijdag of in het voor- of najaar is doorgaans goedkoper en veel makkelijker te boeken. Let op: de datum moet ook bij de gemeente vastgelegd worden, en het aangeven van het huwelijk kan pas binnen een jaar voor de trouwdatum.

De tijdlijn: wat regel je wanneer?

12 maanden vooraf

• Budget en gastenaantal vaststellen
• Trouwlocatie en datum reserveren
• Melding voorgenomen huwelijk bij de gemeente (het vroegere ondertrouw)
• Fotograaf en ceremoniespreker boeken — de goede zijn snel weg
• Save the date sturen naar gasten die ver moeten reizen

9 maanden vooraf

• Catering en drankarrangement kiezen
• Trouwjurk of pak uitzoeken; reken op drie tot vier maanden levertijd
• DJ of band boeken
• Definitieve gastenlijst maken met adressen

6 maanden vooraf

• Trouwkaarten laten ontwerpen en versturen
• Bloemist en styling vastleggen
• Ringen uitzoeken (gravure kost extra tijd)
• Ceremonie uitwerken: teksten, muziek, wie doet wat
• Vervoer regelen voor het bruidspaar en eventueel voor gasten

3 maanden vooraf

• RSVP's bijhouden en nabellen wie nog niet reageerde
• Dieetwensen en allergieën inventariseren en doorgeven aan de catering
• Proefdiner of menu-degustatie
• Eerste pasbeurt kleding
• Tafelindeling in concept maken

1 maand vooraf

• Definitieve aantallen doorgeven aan locatie en catering
• Draaiboek maken en delen met alle leveranciers
• Restbedragen en aanbetalingen controleren: wat is betaald, wat nog niet?
• Laatste pasbeurt
• Speeches en verrassingen afstemmen met getuigen

De laatste week

• Noodpakket inpakken: naald en draad, pleisters, paracetamol, deodorant, powerbank
• Ringen, trouwboekje en identiteitsbewijzen klaarleggen
• Alle leveranciers één keer bellen om tijden te bevestigen
• Iemand aanwijzen als aanspreekpunt, zodat jullie zelf niets hoeven te regelen
• Weerbericht checken en een plan B voor buiten bedenken

Het draaiboek: de belangrijkste pagina van jullie bruiloft

Eén document waar per tijdstip staat wat er gebeurt, waar, wie het aanspreekpunt is en welke leverancier betrokken is. Deel dat met de locatie, de fotograaf, de DJ en je getuigen. Een goed draaiboek voorkomt bijna alle stress op de dag zelf, omdat niemand jullie nog iets hoeft te vragen.

Een eenvoudige opzet voor een Nederlandse trouwdag:

• 09:00 haar en make-up, fotograaf arriveert
• 12:00 first look en fotoshoot met het bruidspaar
• 13:30 gasten ontvangen met bubbels
• 14:00 ceremonie
• 15:00 felicitaties en groepsfoto
• 17:30 diner met speeches tussen de gangen
• 20:00 avondgasten arriveren, openingsdans
• 00:30 laatste dans en afsluiting

Veelgemaakte fouten

• Te laat beginnen met de gastenlijst. Zonder definitief aantal kun je geen locatie, catering of tafelindeling vastleggen.
• Aanbetalingen niet bijhouden. Je betaalt bij vijf tot tien leveranciers een deel vooruit. Zonder overzicht weet je in de laatste maand niet meer wat er nog open staat.
• De dag te vol plannen. Reken overal een kwartier extra; gasten lopen altijd langzamer dan je denkt.
• Alles in losse bestanden zetten. Een spreadsheet voor het budget, je telefoon voor leveranciers en een notitieblok voor taken — dan raakt er onvermijdelijk iets kwijt.

Alles op één plek houden

Precies dat laatste punt is de reden dat we Onze Bruiloftplanner hebben gemaakt. De mijlpalen uit deze gids staan er bij het aanmelden al in klaar, samen met een startlijst met taken en Nederlandse checklists. Daarnaast houd je het budget per categorie bij, de gastenlijst met RSVP en dieetwensen, je leveranciers met contractbedragen, de tafelindeling en het draaiboek van de dag zelf. Je probeert het zeven dagen gratis en betaalt daarna € 39 eenmalig — geen abonnement.

Meer lezen? Bekijk de overige gidsen of wat er in de planner zit.