Checklist bruiloft: de complete Nederlandse checklist

Hieronder vind je de checklist per fase, van 12 maanden vooraf tot de dag zelf. Niet elke bruiloft is hetzelfde: haal eruit wat past en sla over wat niet van toepassing is. Zet de taken die overblijven op één plek, met een deadline erbij — dat scheelt enorm veel stress.

12 maanden vooraf: de basis

Budget en beeld

• Bepaal het totale budget — wat kunnen en willen jullie (en eventueel ouders) bijdragen?
• Verdeel het budget over de categorieën: locatie, catering, fotograaf, kleding, bloemen, muziek en vervoer
• Reserveer 10–15% van het budget voor onvoorziene kosten
• Maak samen een moodboard: welke sfeer past bij jullie?

Datum, gasten en locatie

• Kies een trouwdatum (of twee à drie opties om flexibel te blijven)
• Maak een eerste concept-gastenlijst — het aantal bepaalt welke locaties haalbaar zijn
• Bezoek en boek de trouwlocatie
• Regel de gemeentelijke aangifte van het huwelijk (kan bij de meeste gemeenten tot een jaar vooraf)

9 maanden vooraf: de leveranciers

De populairste leveranciers zitten het eerst vol. Boek deze ruim op tijd, zeker voor zaterdagen in het trouwseizoen (mei t/m september).

• Boek de fotograaf (en eventueel videograaf) — bekijk altijd complete bruiloftsreportages, niet alleen de hoogtepunten
• Regel de catering als die niet bij de locatie inbegrepen is
• Boek de ceremoniemeester of BABS (buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand)
• Kies muziek: band, DJ of allebei
• Begin met het uitzoeken van trouwkleding — trouwjurken hebben vaak een levertijd van 6–9 maanden
• Vraag de getuigen

6 maanden vooraf: de details

• Verstuur de uitnodigingen (of alvast een save-the-date als je dat nog niet deed)
• Boek de bloemist: bruidboeket, corsages, tafelstukken en decoratie
• Regel het vervoer: trouwauto, koets of iets persoonlijks
• Bestel de ringen (of laat ze maken)
• Plan de eerste pasbeurt voor de trouwkleding
• Denk na over de taart: proeverij inplannen bij de patissier
• Regel een huwelijkscontract of partnerschapsvoorwaarden bij de notaris, als jullie dat willen

3 maanden vooraf: afronden

• Verstuur herinneringen aan gasten die nog niet gereageerd hebben op de uitnodiging
• Maak de definitieve gastenlijst met ja/nee-statussen
• Bespreek het definitieve menu met de cateraar
• Tweede pasbeurt kleding
• Plan de proefkapsel- en proefmake-up-afspraak
• Begin aan de tafelindeling — werk per tafel in plaats van per gast
• Koop of maak bedankjes voor de gasten

1 maand vooraf: de logistiek

• Maak het draaiboek: van opstaan tot het laatste dansje, met tijden, locaties en wie waar moet zijn
• Deel het draaiboek met ceremoniemeester, locatie en leveranciers
• Rond alle openstaande betalingen af en noteer de restbetalingen met betaaldatum
• Bevestig de aantallen definitief bij locatie en cateraar (meestal 2–4 weken vooraf)
• Leg de tafelindeling definitief vast zodra de laatste RSVP's binnen zijn
• Laatste pasbeurt — de kleding moet nu echt passen
• Pak een noodpakket: pleisters, veiligheidsspelden, paracetamol, naai-setje, handdoekjes

De laatste week

• Belt de leveranciers één voor één na: bevestig tijden, adressen en contactpersonen
• Breng de decoratie en spullen naar de locatie als dat al kan
• Repasseer het draaiboek met de ceremoniemeester
• Contante fooien klaarleggen voor leveranciers waar dat past
• Rust pakken — alles wat nu niet geregeld is, laat je gaan

De dag zelf

• Ringen, trouwboekje en legitimatie bij de ceremoniemeester of getuige
• Telefoons uit bij het bruidspaar — jullie zijn er niet bereikbaar
• Noodpakket mee naar de locatie
• Geniet. Kleine foutjes ziet straks niemand behalve jullie.

Tips om het overzicht te bewaren

• Werk met deadlines per taak, niet alleen met een lijst — dan verschuift niets naar de laatste week
• Koppel uitgaven aan je budget, zodat je altijd ziet hoeveel er nog over is
• Bewaar offertes en contracten van leveranciers op één plek
• Wijs taken toe: niet alles hoeft op het bordje van één persoon

Een digitale trouwplanner helpt om taken, budget, gasten, leveranciers, tafelindeling en draaiboek bij elkaar te houden — in plaats van verspreid over spreadsheets, WhatsApp en losse notities.